Sekretær

Som sekretær har du ansvar for sakslisten og protokollen. Du kan redigere saker underveis i møtet, legge til notater, holde deltakerlisten og oppmøtet oppdatert, og se fullstendige voteringsresultater.

​

Din visning

Sekretærvisningen har fire deler:

• Topplinjen — øverst. Til venstre står organisasjonens logo, møtets navn og status: Forberedelse før møtet starter, Avsluttet når det er slutt, og ingenting mens møtet pågår. Navnet er en lenke til Mine møter. Til høyre står et punkt som viser om forbindelsen til møtet er i orden, visningsvelgeren (se Navigering) og kontomenyen med initialene dine. I kontomenyen finner du Mine møter, organisasjonen, profilen, enhetene dine og Logg ut. Har du et gratis testmøte, står Kjøp full tilgang øverst i menyen.
• Menyen — den smale stripen til venstre. Den har én knapp per side i sekretærvisningen, i tre grupper: Arbeidsflater, Forberede og Dokumentere. Siden du står på, er markert. Hold musen over en knapp, eller gå til den med tastaturet, så ser du hele navnet på siden. Nederst står Tilpass og Skjul panel.
• Panelet — til høyre for menyen. Det hører til siden du står på: på Saksliste er det sakslisten, på Deltakere søket og filtrene, og så videre. Øverst i panelet står sidens navn. Er panelet skjult, står navnet øverst på arbeidsflaten i stedet.
• Arbeidsflaten — resten av vinduet. Her står saken, listen eller skjemaet du arbeider med.

​

Sidene i menyen

Skjermlesere leser Test som «Prøvekjøring (Test)». Test forsvinner fra menyen når møtet startes. Mens en votering pågår, har Saksliste et punkt i menyen, og skjermlesere leser den som «Saksliste – Votering pågår». Du kan skjule sider du ikke bruker. Se Tilpass sidepanel.

​

Skjule og vise panelet

Klikk Skjul panel nederst i menyen for å gi arbeidsflaten hele bredden. Knappen heter da Vis panel, og den viser panelet igjen. Valget gjelder alle sider og alle møter, og det lagres på kontoen din, så det følger deg til andre maskiner. Klikker du på siden du allerede står på i menyen, lastes siden på nytt. Panelet skjules bare med Skjul panel. Er vinduet smalere enn 1024 piksler, er panelet skjult. Vis panel legger det da over arbeidsflaten. Det lagres ikke: Esc, en ny side eller et klikk i sakslisten lukker det, og blir vinduet bredt igjen, gjelder valget ditt. Har du møtet åpent i to faner og skjuler panelet i den ene, gjelder valget i den andre fanen først når du åpner en side der på nytt.

​

Oppdateres av seg selv

Sidene oppdateres av seg selv når noe skjer i møtet, for eksempel når møteleder åpner en votering eller en annen i sekretariatet endrer en sak. Det du holder på å skrive, blir stående. Punktet i topplinjen er grønt når forbindelsen er i orden, og rødt når den er brutt. Når forbindelsen er tilbake, henter siden det den har gått glipp av. To sider oppdateres ikke av seg selv, så det du holder på med, ikke blir borte: Tilpass sidepanel og redigeringen av en projektorskjerm. Der er statusen i topplinjen og punktet ved Saksliste slik de var da du åpnet siden. Mens møtet forberedes, har arbeidsflaten en gul ramme med teksten «Forberedelse: stemmer nå er teststemmer», og antall simulerte deltakere hvis det er noen. Se Prøvekjøring.

​

Saksliste

Saksliste er siden der du følger og forbereder sakene. Panelet viser sakslisten med saksnummer og tittel, og merket Ikke ferdigbehandlet ved saker møtet har gått videre fra uten endelig avgjørelse (Tatt opp igjen mens saken er gjeldende igjen). Undersaker kan kollapses med pilene. Har møtet planlagt rekkefølge, velger du øverst i panelet om listen skal stå Nummerert eller Planlagt. Klikk på en sak i panelet for å vise den på arbeidsflaten. Øverst i saken står hvor du er, for eksempel «Saksliste › Sak 4». Mens en votering er åpen, står den øverst på Saksliste.

​

Legge til en ny sak

Klikk + Legg til sak under sakslisten i panelet. Du kan også klikke Legg til undersak på en sak, eller + Legg til sak på Saksoppsett. Skjemaet Ny sak åpnes på arbeidsflaten, og øverst står nummeret saken får, for eksempel «Blir sak 4 i sakslisten». Når du legger til en sak på øverste nivå, står den som en plassholder nederst i sakslisten mens skjemaet er åpent. Skjemaet har to deler: saken til venstre og regelen til høyre. På smale skjermer står regelen under saken.

1. Tittel: Tittelen er også spørsmålet på stemmeseddelen og projektoren.
2. Legg til beskrivelse (valgfritt): Åpner et felt for rik tekst. Fjern tømmer feltet og lukker det.
3. Hva slags votering?: Velg én av fire typer. Skjemaet viser bare det som trengs for typen du velger.
   • Ja eller nei: Ett forslag som vedtas eller forkastes. Velg Svarord: Ja / Nei, For / Mot, Godkjenn / Avvis eller Egne ord. Med egne ord skriver du Svarord som vedtar forslaget og Svarord som forkaster forslaget. Står det siste feltet tomt, brukes «Nei».
   • Velg ett alternativ: Flere forslag, og ett av dem blir valgt. Skriv alternativene. Enter gir en ny linje, og krysset fjerner en linje.
   • Valg av personer: Fyll én eller flere plasser. Velg hvor mange plasser som skal fylles. Hver deltaker kan stemme på like mange kandidater. Skriv kandidatene, eller bruk Lim inn liste og lim inn én kandidat per linje.
   • Ingen votering: En orienteringssak uten stemmeseddel. Se Saker uten votering.
4. Stemmeseddelen: Viser stemmeseddelen slik deltakerne ser den, med tittelen, svarordene eller alternativene og Avholdende når det er tillatt.

Til høyre står regelen med egne ord og et regneeksempel med møtets eget antall stemmeberettigede, for eksempel «Vedtatt hvis Ja får mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Med 42 stemmeberettigede: minst 22 Ja når alle stemmer.» Teksten endres med en gang du endrer et valg.

• Regel: Simpelt flertall (ved valg: Mer enn halvparten), 2/3, 3/4, Enstemmig eller Annen regel. Med Annen regel skriver du brøken etter Mer enn, for eksempel 3/5. Brøken må være større enn 1/2 og mindre enn 1. Ved valg av personer betyr Enstemmig at en kandidat bare blir valgt når alle stemmesedlene har kandidaten med.
• Flere innstillinger: Lukket viser den et sammendrag, for eksempel «Telles av avgitte stemmer», «Avholdende tillatt» og «Alle med stemmerett (42)». Åpen har den:
  • Telles av: Avgitte stemmer eller Alle med stemmerett.
  • Tillat avholdende: Gir valget «Avholdende» på stemmeseddelen. På som standard.
  • Pluss én stemme: Bare med 2/3, 3/4 eller Annen regel, for eksempel «Krever én Ja-stemme mer enn 2/3.»
  • Hvem kan stemme: Antallet med stemmerett på saken. Har organisasjonen egendefinerte felt, kan du klikke Begrens og legge til stemmebegrensninger. Tallet og regneeksempelet følger begrensningene.
• Avviker regelen fra standarden (flertall av de avgitte stemmene, med valget «Avholdende»), står det under, for eksempel «2/3 flertall avviker fra standard. Avviket skrives i protokollen.»

Klikk Opprett sak for å lagre. Saken vises i detaljvisningen, og voteringen kan endres helt til den åpnes. Avbryt lukker skjemaet uten å opprette en sak. Kommer det en oppdatering fra møtet mens du fyller ut skjemaet, beholdes det du har skrevet.

​

Saker uten votering (orienteringssaker)

En sak kan være en orienteringssak: en sak uten votering, for eksempel en orientering fra styret eller en overskrift som «Valg» med undersaker. Saken har ingen votering, og deltakerne får ingen stemmeseddel. Du lager en slik sak ved å velge Ingen votering under Hva slags votering? i Ny sak. Til høyre står det da «Saken tas til orientering. Ingen vedtak». Å gjøre en sak som finnes, om til en orienteringssak eller tilbake, gjør du med Rediger (se Redigere en sak).

• I saken står det Ingen votering — orienteringssak under Voteringsinnstillinger.
• I sakslisten har saken merket Ingen votering.
• Når saken er fullført, står det Tatt til orientering i resultatsammendraget, på Vedtak og i protokollen. En overskrift med undersaker får ingen slik linje.
• Start votering på nytt vises ikke: saken har ingen votering å starte på nytt.

​

Redigere en sak

Velg saken i sakslisten og klikk Rediger. Skjemaet er det samme som i Ny sak, fylt ut med det saken har nå. Øverst står Rediger sak og saksnummeret, for eksempel «Sak 4».

• Tittel, Saksnummer og beskrivelse. Saksnummeret har fem felt, ett per nivå. Du kan skrive tall, bokstaver eller romertall. Tomme felt beholder dagens verdi.
• Hva slags votering?, svarordene, alternativene eller kandidatene, Regel og Flere innstillinger (også Hvem kan stemme med stemmebegrensninger), som i Legge til en ny sak.

Klikk Lagre endringer for å lagre alt på én gang. Blir noe avvist, lagres ingenting, og skjemaet viser hva som må rettes. Avbryt går tilbake til saken uten å lagre. Så lenge voteringen ikke er åpnet, kan du bytte type. Du kan også gjøre Velg ett alternativ eller Valg av personer om til Ja eller nei, og en sak med votering om til Ingen votering og tilbake. Sletter byttet noe som er lagret, for eksempel kandidatene eller hele voteringen, står det under typene hva som blir slettet. Når du lagrer, må du bekrefte med Lagre og slett. Stemmebegrensningene beholdes når du velger Ingen votering. Når saken har vært til votering, er regelen, alternativene og stemmebegrensningene låst. Det gjelder også prøvevoteringer mens møtet forberedes. Skjemaet viser hvorfor og hva som låser opp igjen: Nullstill møte på Prøvekjøring mens møtet forberedes, eller Start votering på nytt når møteleder har avgjort saken. Tittel, beskrivelse og saksnummer kan du fortsatt endre. En fullført sak og et avsluttet møte har ingen Rediger.

​

Slette en sak

Velg saken i sakslisten, og klikk Slett i saken. Du blir bedt om å bekrefte slettingen.

​

Endre rekkefølge og struktur

Rekkefølgen og nivået til sakene endrer du på Saksoppsett med Rediger nummerering: gi saken et nytt nummer, så flyttes den dit, også til et annet nivå. En forhåndsvisning viser resultatet før du lagrer. Sakslisten støtter inntil 5 nivåer med nesting. Nummerering (f.eks. «1.a.i» eller «I.a.i») bestemmes av organisasjonens valgte nummereringsoppsett, eller kan tilpasses direkte med nummereringsredigereren på Saksoppsett.

​

Skjule ferdigbehandlede saker

Kryss av Skjul ferdigbehandlede øverst i panelet for å skjule saker som er ferdig behandlet. Da er det lettere å se hva som gjenstår. Ved siden av står hvor mange av sakene som er ferdige, for eksempel «5 av 12 ferdig». Hurtigvoteringer telles ikke.

​

Bla mellom sakene uten panelet

Har du skjult panelet (se Skjule og vise panelet), står saken midt på arbeidsflaten. Over saken står Vis saksliste, som viser panelet igjen, og lenker til forrige og neste sak i sakslisten, for eksempel «‹ 4. Årsberetning» og «6. Innkomne forslag ›». Undersaker og fullførte saker er med.

​

Notater og beskrivelse

Hver sak kan ha en beskrivelse med rik tekst (ActionText). Denne vises i saken når den er valgt, og kan brukes til:

• Vedtaksformuleringer
• Bakgrunnsinformasjon

Vil du holde beskrivelsen borte fra en bestemt skjerm, slår du av Vis beskrivelse for Gjeldende sak under Innhold når du redigerer skjermen. Se Projektor.

​

Voteringsinnstillinger

Når du velger en sak med votering, står typen øverst i saken — Ja eller nei, Velg ett alternativ eller Valg av personer — og under den regelen med egne ord:

• Slik avgjøres det (ved valg av flere personer: Slik velges de) — overskriften.
• Regelen i én setning, for eksempel «Vedtatt hvis Ja får mer enn halvparten av de avgitte stemmene.» Svaralternativet som må få stemmene, står i fet skrift.
• Et regneeksempel med møtets egne tall, for eksempel «Med 42 stemmeberettigede: minst 22 Ja når alle stemmer.» Tallet er de stemmeberettigede på saken akkurat nå: fraværende, de som er utelukket fra saken, og simulerte deltakere telles ikke. Er siste runde avsluttet, brukes tallet som ble lagret da den ble avsluttet — det samme som står under runden. Er ingen stemmeberettiget, vises ikke eksempelet.
• Ved valg av flere personer: hva som skjer når flere enn antall plasser klarer grensen, og at møteleder kan ta en ny runde når plasser står ledige.
• Avholdende — om avholdende stemmer telles med, eller at stemmeseddelen ikke har valget «Avholdende». Regnes flertallet av alle stemmeberettigede, teller avholdende stemmer og de som ikke stemmer i praksis mot forslaget.
• Avvik fra standard — når regelen avviker fra standarden (flertall av de avgitte stemmene, med valget «Avholdende»), for eksempel «2/3 flertall avviker fra standard. Avviket skrives i protokollen.» Et vanlig valg av flere personer med flertall er ikke et avvik.

Blokken viser reglene for runden som gjelder nå. Etter Start votering på nytt viser den reglene for den nye runden, også når du har endret dem. Hver runde som ikke er avsluttet, viser Stemmeseddelen: svarordene, alternativene eller kandidatene, ved valg hvor mange plasser som skal fylles, og Avholdende når det er tillatt. Er regelen låst, står det nederst i blokken hvorfor og hva som låser opp. Du endrer en votering med Rediger (se Redigere en sak).

​

Voteringsresultater

For avsluttede voteringer ser du:

• Alle alternativer med antall stemmer (avholdende vises separat)
• Prosentfordeling basert på den konfigurerte tellebasen (avgitte stemmer eller stemmeberettigede)
• Antall stemmeberettigede i resultatet
• Visuelt søylediagram

Når en sak har flere voteringsrunder, vises rundene i en visuell tidslinje med nummererte sirkler og en vertikal linje som kobler dem sammen. Tidligere runder er kollapset som standard og viser et kort sammendrag av hva som skjedde i runden (f.eks. «Vedtatt», «Alternativ A ble eliminert» eller «Stemmelikhet»). Klikk på en tidligere runde for å utvide og se de fullstendige resultatene. Tidslinjen viser også falne alternativ — alternativer som ble eliminert mellom rundene. Disse vises under den aktuelle runden slik at du enkelt kan følge elimineringsprosessen. For flervalg-voteringer med flere plasser viser tidslinjen valgte kandidater fra hver runde, med en oppsummering av hvor mange plasser som er fylt og hvor mange som gjenstår. Har møteleder avsluttet valget før alle plassene ble fylt, viser oppsummeringen også hvor mange plasser som står ubesatt (f.eks. «1 plass ubesatt»). Resultatene vises i saken på Saksliste.

​

Resultatsammendrag for fullførte saker

Når en sak er fullført (enten av møteleder eller via manuelt resultat), vises et sammendrag i saken:

• Beslutning — det endelige resultatet (vinnende alternativ eller manuelt resultat)
• Voteringsrunder — antall runder som ble gjennomført
• Sekretærnotat — et valgfritt tekstfelt (maks 300 tegn) der du kan notere kontekst om beslutningen. Etter lagring vises notatet som skrivebeskyttet med en «Lagret»-indikator. Klikk Rediger for å endre notatet igjen, og Avbryt for å forkaste endringene

​

Starte votering på nytt

Dersom det er behov for en ny avstemning på en fullført sak, klikk Start votering på nytt. En ny voteringsrunde opprettes som utkast med alternativene og innstillingene fra første runde — ikke siste runde. Dette gjenoppretter det opprinnelige utgangspunktet, inkludert alternativer som ble eliminert underveis. Tidligere stemmehistorikk bevares. Den nye runden regnes som en ny første runde: du kan endre regelen, alternativene og stemmebegrensningene med Rediger før møteleder åpner den.

​

Deltakere

Klikk Deltakere i menyen. Siden viser deltakerlisten som en kompakt tabell. Her legger du til og redigerer deltakere og markerer oppmøte. Øverst står filteret du har valgt, med antallet, for eksempel «Alle deltakere 214», og under det tre tall:

• registrert — alle på deltakerlisten. Feilregistrerte deltakere er ikke med.
• til stede — de som ikke er markert som fraværende.
• kan stemme nå — de som har stemmerett og er til stede. Det er det samme tallet møteleder ser.

Kolonnen Stemmerett viser hvem som har stemmerett i møtet, uansett oppmøte: en fraværende delegat beholder haken, og fraværet står i kolonnen Oppmøte. I panelet søker du etter navn eller deltakernummer i Søk etter navn eller nr. Listen filtreres mens du skriver, og finnes ingen, står det Ingen treff. Under søket står filtrene med antall: Alle, Til stede, Fraværende, Med stemmerett, Uten stemmerett og Observatører, og under Ikke på listen filteret Feilregistrert. Markerer du noen i en filtrert liste, for eksempel som fraværende, blir du stående i det samme filteret. Hva du kan gjøre, avhenger av møtestatusen: Mens en votering pågår, er hele deltakerlisten låst: du kan ikke legge til, importere, synkronisere, redigere eller slette deltakere, trekke stemmeretten eller markere noen som fraværende eller feilregistrert. Siden sier hvilken votering som må avsluttes først, og knappene er grået ut. Slik ligger antallet stemmeberettigede fast mens det stemmes. Bare møteleder eller en administrator i organisasjonen kan gi noen møtelederrollen eller ta den fra dem. Som sekretær kan du derfor ikke slette en møteleder, trekke stemmeretten fra en møteleder, markere en møteleder som feilregistrert eller endre møtelederrollen via CSV-import eller -synkronisering.

​

Legge til deltakere

Klikk Legg til deltaker øverst på siden for å opprette nye deltakere enkeltvis med navn, e-post og rolle. Deltakere kan legges til både under forberedelsen og mens møtet er aktivt, for eksempel de som kommer sent eller vara. Abonnementets grense for antall deltakere gjelder. Har abonnementet en grense, står det under knappene hvor mange plasser som er ledige, for eksempel «3 ledige plasser av 10». Roboter fra prøvekjøringen og feilregistrerte deltakere teller ikke, fraværende deltakere gjør det. Når møtet har nådd grensen, står Møte fullt og Oppgrader der Legg til deltaker sto. Grensen står også under Abonnement på Møtedetaljer.

​

Redigere og slette deltakere

Klikk Rediger ved en deltaker for å åpne redigeringsskjemaet. Her kan du endre navn, rolle, deltakernummer og organisasjonens tilpassede felt. E-postadressen kan ikke endres. Fra redigeringsskjemaet kan du også trekke stemmerett, markere deltakeren som fraværende og, mens møtet er aktivt, som feilregistrert. Under forberedelsen kan du slette en deltaker. Har deltakeren avgitt prøvestemmer, slettes de sammen med deltakeren, og bekreftelsen sier hvor mange. Når møtet har startet, kan ingen deltakere slettes. Bruk i stedet:

• Marker som fraværende når personen ikke er til stede.
• Marker som feilregistrert når personen skulle aldri vært lagt til.
• Fjern stemmerett når personen skal bli observatør.

Ingen deltakere kan redigeres mens en votering pågår.

​

Fraværende

Klikk Marker fraværende i kolonnen Oppmøte i deltakerlisten. Deltakeren får merket Fraværende og telles ikke med blant de stemmeberettigede i voteringer som holdes mens personen er borte. Marker til stede angrer det. Du kan markere meldt forfall under forberedelsen, og det beholdes når møtet startes. Hver endring føres i aktivitetsloggen og kommer med i protokollens oversikt over oppmøtet.

​

Feilregistrert

Ble en deltaker lagt til ved en feil etter at møtet startet, åpner du redigeringsskjemaet og klikker Marker som feilregistrert. Deltakeren forsvinner fra deltakerlisten, fra alle tellinger og fra projektoren, mister stemmeretten og teller ikke mot abonnementets grense. Personen mister også tilgangen til møtet, som om hen var slettet, med mindre hen er medlem eller administrator i organisasjonen. Stemmer personen allerede har avgitt i voteringer som er lukket, står. Feilregistrerte deltakere ligger i gruppen Feilregistrert nederst i deltakerlisten, og under filteret Feilregistrert i panelet. Åpne gruppen og klikk Angre for å ta en deltaker tilbake; da får personen tilgangen tilbake. Gruppen står åpen til du lukker den. Du kan ikke markere deg selv eller den siste møtelederen som feilregistrert, og bare møteleder eller en organisasjonsadministrator kan markere en møteleder eller angre det.

​

Masseimport via CSV

Du kan lime inn deltakere i CSV-format for å legge til mange deltakere på én gang. Klikk Importer øverst på siden for å åpne importskjemaet.

​

Strukturert og rå redigering

Bytt mellom strukturert tabellvisning og rå CSV-redigering for å gjøre raske masseendringer. I rå-modus kan du redigere alle deltakere som ren tekst.

​

CSV-synkronisering

Når du limer inn oppdatert CSV-data, oppdager synkroniseringen endringer — inkludert navneendringer på eksisterende deltakere. En forhåndsvisning viser hva som legges til, fjernes eller oppdateres før du bekrefter.

• Under forberedelsen slettes deltakere du tar ut av fila. Har de avgitt prøvestemmer, sier forhåndsvisningen hvor mange som slettes sammen med dem.
• Mens møtet er aktivt, slettes ingen. Forhåndsvisningen viser dem under fjernes ikke og forklarer hvorfor. Kryss av Marker som fraværende for dem som ikke er til stede. Feilregistrering gjør du i deltakerlisten.
• Feilregistrerte deltakere er ikke med i fila. En rad med e-postadressen til en feilregistrert deltaker gir en feil til markeringen er angret.

Hver deltaker får automatisk tildelt et deltakernummer som brukes på projektorskjermer for anonym visning av stemmestatus. Nummeret kan endres manuelt ved behov.

​

Trekke stemmerett

Åpne redigeringsskjemaet for en deltaker og klikk Trekk stemmerett for å gjøre dem til observatør. Observatører kan fortsatt se møtet og resultater, men kan ikke stemme på voteringer. Tidligere avgitte stemmer bevares. Handlingen logges i aktivitetsloggen.

​

Møtedetaljer

Klikk Detaljer i menyen. Siden har fem deler, og panelet har en lenke til hver av dem: Møtestatus, Tittel og datoer, Stemmerett, Velkomstmelding og Abonnement. Klikk en lenke for å gå til den delen av siden.

​

Møtestatus: starte, avslutte og gjenåpne

Øverst står kortet Møtestatus med knappen for neste steg: Start møte i forberedelse, Avslutt møte mens møtet pågår, og Gjenåpne møte når det er avsluttet. Knappene finnes for alle møter, også møter med datoer. Alle tre fører til en bekreftelsesside. Når du har bekreftet, kommer du til Saksliste. Avbryt fører også dit. Start møte viser hva som slettes fra prøvekjøringen, med antall: teststemmer, simulerte deltakere, ekstra voteringsrunder, hurtigvoteringer, saker som mister resultat, og protokolleksporter og rader i aktivitetsloggen fra forberedelsen. Siden sier også hva som beholdes, og at steget ikke kan angres. Trykk Start møtet for å starte. Du finner Start møte også under Klar til start? på Prøvekjøring. Avslutt møte spør om du vil avslutte. Er det saker som ikke er ferdigbehandlet — saker møtet har gått videre fra uten endelig avgjørelse, eller gjeldende sak hvis den ikke er fullført — står antallet over knappen, og bekreftelsessiden viser listen over dem. Du kan avslutte møtet likevel med Avslutt møtet likevel. Sakene blir stående som ikke ferdigbehandlet.

​

Tittel og datoer

Kortet Tittel og datoer har:

• Tittel — møtets fulle navn
• Kortnavn — valgfritt. Vises i topplinjen og andre steder der plass er begrenset
• Startdato og sluttdato — bare informasjon. De vises som «Planlagt: …» i møtelisten, i møtelederens visning og i protokollen, men styrer ikke møtestatusen. Møtet startes og avsluttes med knappene under Møtestatus

​

Stemmerett

Styr om møteleder og/eller sekretær har stemmerett i dette møtet. Begge har stemmerett som standard. Å deaktivere stemmeretten ekskluderer vedkommende rolle fra stemmetellingen. Mens en votering pågår, er de to valgene låst og grået ut, med en forklaring som nevner voteringen. Avslutt voteringen før du endrer stemmeretten. Når møtet er avsluttet, er valgene også låst. Resten av møtedetaljene (tittel, velkomstmelding og så videre) kan du lagre som vanlig. Kolonnen Stemmerett på Deltakere viser hvem som har stemmerett, og tallet kan stemme nå øverst på siden hvor mange som har stemmerett og er til stede.

​

Abonnement

Nederst står abonnementet: planen, organisasjonen, grensen for antall deltakere per møte og antall møter.

​

Etter møtet

Når møtet er avsluttet, er det ditt arbeid med referatet som gjenstår. Øverst på hver side i sekretærvisningen står merket Avsluttet og hva som er låst:

• Låst: saker (legge til, endre tekst, slette, flytte, nummerere, planlagt rekkefølge), voteringsinnstillinger og alternativer, stemmerettsregler, deltakere (legge til, CSV-import og -synkronisering, endre rolle, trekke stemmerett, fravær og feilregistrering), valgene for stemmerett, og Start votering på nytt. Knappene er skjult, med en kort forklaring.
• Fortsatt åpent: sekretærkommentarer på sakene, møteinfo (tittel, kortnavn, datoer, velkomstmelding), projektorskjermer og protokolleksport.

Må noe i sakslisten eller deltakerlisten rettes, gjenåpner du møtet. Gjenåpne møte fører til en bekreftelsesside der du kan skrive en begrunnelse. Begrunnelsen lagres i aktivitetsloggen. Møtet blir aktivt igjen, ikke forberedelse. Protokolleksporter som ble laget før gjenåpningen, merkes Erstattet i eksportlisten. Lag en ny protokoll når møtet er avsluttet igjen.

​

Velkomstmelding

På Møtedetaljer kan du skrive en velkomstmelding med rik tekst. Deltakerne ser den øverst i deltaker-visningen, og i stemmevisningen når ingen votering pågår. Velkomstmeldingen vises også på projektorskjermene: i feltet Velkomstmelding (for eksempel på skjermer med innholdet Velkomst), og i hovedfeltet på alle skjermene når det ikke er noen votering å vise og ingen gjeldende sak — også på Hovedskjerm rett etter Start møte. Den når dermed salen og alle som har en projektorlenke. Skriv ikke noe i den som bare skal nå innloggede deltakere. Se Projektor.

​

Saksoppsett

Klikk Oppsett i menyen. Siden samler nummerering og planlagt rekkefølge. I panelet velger du Nummerert eller Planlagt. Med + Legg til sak på siden åpner du skjemaet Ny sak på Saksliste.

​

Nummereringsredigerer

Under Nummerert står sakslisten med nummereringen møtet bruker. Klikk Rediger nummerering for å åpne redigeringsmodus. I denne modusen vises et fritekstfelt per sak der du kan skrive inn nummerering i valgfritt format — tall, bokstaver eller romertall. En forhåndsvisning viser konverterte resultater med konfliktdeteksjon før du lagrer. Tomme felt arver fra gjeldende nummereringsoppsett.

​

Planlagt rekkefølge

Planlagt rekkefølge lar deg bestemme rekkefølgen sakene behandles i, uavhengig av sakslisten. Funksjonen er deaktivert som standard. Aktivere planlagt rekkefølge:

1. Klikk Oppsett i menyen
2. Velg Planlagt i panelet
3. Klikk Aktiver planlagt rekkefølge

Når funksjonen er aktivert, vises Planlagt-sorteringen også i panelet på Saksliste og i møteleder- og projektor-visningene. Endre rekkefølge: Dra og slipp saker for å endre rekkefølgen. Undersaker som flyttes bort fra sin hovedsak blir egne saker med nytt saksnummer. Saker med undersaker kan kollapses og dras som en gruppe. Saksnummer fra sakslisten vises i parentes, slik at du alltid kan se den opprinnelige plasseringen. Tilbakestille og deaktivere:

• Sorter etter saksliste — tilbakestiller den planlagte rekkefølgen til å følge sakslisten
• Deaktiver — skjuler planlagt rekkefølge fra alle visninger

​

Projektorskjermer

Klikk Skjermer i menyen for å åpne projektorskjermene. Hvert møte har en skjerm som heter Hovedskjerm fra start. Du kan opprette flere skjermer med ulikt Innhold — for eksempel Hovedskjerm i salen, og en Dirigentskjerm ved talerstolen. Se Projektor. Panelet til venstre er sidens meny: Direktekontroller og Beskjed øverst, så + Ny skjerm, og under Skjermer alle skjermene i møtet. Klikk på et punkt for å gå rett til det på siden. Mens du redigerer en skjerm, er den markert i panelet, og et klikk i panelet tar deg tilbake til siden. Mens du redigerer, oppdateres ikke siden av seg selv, så det du holder på med, ikke blir borte. Under Skjermer har hver skjerm sitt eget kort, med en forhåndsvisning (med eksempeldata, ikke møtets egne stemmer), merker for oppsettet, tekststørrelsen, Mørkt tema for en skjerm med mørkt tema og Tilgangsnivå (Alle med lenken, Deltakere eller Møteledelsen), og hva feltene viser. Alle skjermer — også Hovedskjerm — har Møteledelsen fra start. Skjermen i salen trenger vanligvis Alle med lenken. Se Tilgangsnivå. På kortet kan du:

• Rediger — åpner skjermen i to steg, Oppsett og Innhold, med en forhåndsvisning. Når du lagrer, kommer du tilbake til Projektorskjermer.
• Slett — sletter skjermen. Du blir stående på siden.

Nederst på kortet samler Lenke til skjermen alt om lenken. Under lenken til en begrenset skjerm står det hvem storskjerm-PC-en må være logget inn som, for eksempel «Krever innlogging: projektor-PC-en må være logget inn som dirigent, sekretær eller administrator.»

• Kopier lenke — kopierer projektorlenken, så du kan åpne den på storskjerm-PC-en. Åpne viser skjermen i en ny fane.
• Ny lenke — lager en ny lenke dersom projektorlenken har kommet på avveie. Den gamle lenken slutter å virke umiddelbart.
• QR-kode — viser lenken som en QR-kode du kan skanne med storskjerm-PC-en eller en telefon.

Øverst på siden står kortet Direktekontroller. Der starter du en pause med nedtelling (5 min, 10 min, 15 min, 30 min, Egen varighet eller eller til kl., så Start pause) og viser en kort beskjed til salen (Vis på skjermene), og der avslutter du dem med Avslutt pause og Tøm. Pausen og beskjeden vises på alle skjermene som har slått på Vis pause og Vis beskjed, med en gang og uansett oppsett. Endrer dirigenten eller en annen i sekretariatet noe i kortet samtidig, ser du det uten å laste siden på nytt, og teksten du holder på å skrive blir stående. Se Pause og beskjed. Kan møtet ikke endre projektorskjermene akkurat nå, står forklaringen øverst på siden. Har du mistet rollen din eller er logget ut, forlater du siden, og det står hvorfor. Skjermer som viser enkeltdeltakeres stemmestatus, stemmetall før voteringen lukkes eller et resultat dirigenten ikke har bekreftet, merkes Personvernfølsom, også i panelet. Kortet Personvern i redigeringen forteller hvilke felt det gjelder. Se Projektor-guiden for detaljer om innstillinger og oppsett.

​

Prøvekjøring

Mens møtet har status Forberedelse, kan dere prøvekjøre det. Det finnes ingen egen testmodus som må slås av og på: forberedelsen er prøvekjøringen. Møtelederen kan åpne og lukke voteringer, starte nye runder og registrere resultater akkurat som i det virkelige møtet. Alle stemmer som avgis mens møtet er under forberedelse, er teststemmer. Alle deltakere med stemmerett kan stemme, så dere kan holde en prøvevotering i salen med de ekte deltakerne. Prøvestemmene slettes når møtet startes. Så lenge møtet er under forberedelse, vises et gult Prøvevotering-felt øverst i møteleder-, deltaker- og stemmevisningen og på projektoren, sammen med antall simulerte deltakere. I sekretærvisningen har arbeidsflaten en gul ramme med teksten «Forberedelse: stemmer nå er teststemmer». Klikk Test i menyen for å åpne Prøvekjøring. Test står i menyen bare mens møtet er under forberedelse. Siden har:

• Botkonsoll — opprett simulerte deltakere og styr stemmene deres med fordelingsmønstre (alle ja, alle nei, alle avholdende, tilfeldig) på åpne voteringer
• Nullstill møte — rydd opp mellom prøverundene: slett alle stemmer, tilbakestill voteringer og fjern simulerte deltakere

Sekretær, møteleder og organisasjonsadministratorer har tilgang til siden.

​

Klar til start?

I panelet står Klar til start?: fem punkter bygget fra møtets egne data, med en hake ved det som er klart og hvor mange som er klare, for eksempel «4 av 5».

• Saksliste — møtet har saker, og hvor mange som har votering, for eksempel «8 saker, alle med votering».
• Deltakere — noen har stemmerett, for eksempel «214 deltakere, 203 med stemmerett». Simulerte deltakere telles ikke.
• Projektorskjermer — møtet har minst én skjerm.
• Velkomstmelding — velkomstmeldingen er skrevet.
• Prøvevotering — minst én votering er åpnet og lukket.

Klikk på et punkt for å gå til siden der du ordner det. Under punktene står Start møte, som fører til den samme bekreftelsessiden som knappen under Møtestatus. Punktene er bare råd: ingenting her hindrer deg i å starte møtet.

​

Nullstille og starte

Nullstilling setter hver sak tilbake slik du forberedte den:

• Ekstra voteringsrunder fra prøvekjøringen (ny runde, eliminering, delvis valg og «Start votering på nytt») slettes. Saken står igjen med sin første votering som utkast, med de alternativene og innstillingene du satte opp.
• Alle hurtigvoteringer slettes, og sakene etter dem får tilbake nummeret de hadde.
• Sakslisten, sakstekstene, sekretærnotatene, stemmerettsunntakene, de ekte deltakerne (også fravær) og projektorskjermene beholdes.

Aktivitetsloggen viser hva nullstillingen slettet. Når møtet startes (Start møte), slettes alt fra prøvekjøringen på samme måte, også om du ikke har nullstilt. I tillegg slettes protokolleksportene du laget under forberedelsen (med filene) og hele aktivitetsloggen fra forberedelsen. Nullstilling gjør ikke det: mellom prøverundene beholdes aktivitetsloggen og eksportene. Etter start begynner aktivitetsloggen med raden startet møtet, som viser hva som ble slettet. Test forsvinner fra menyen. Åpner du Prøvekjøring fra en gammel lenke, står det når møtet ble startet og av hvem. Fravær du har markert (meldt forfall), beholdes. Etter start kan deltakere ikke slettes, bare markeres som fraværende eller feilregistrert.

​

Vedtak

Klikk Vedtak i menyen. Under Ferdigbehandlet viser siden de ferdigbehandlede sakene i kronologisk rekkefølge med vedtaket (vedtatt, avvist, enstemmig vedtatt, trukket) og antall runder. Under Gjenstår står sakene som ikke er ferdigbehandlet ennå, i sakslistens rekkefølge, med nummer og tittel. En sak er ferdigbehandlet når den er fullført, også med et resultat møteleder har satt uten votering. Hurtigvoteringer står bare under Ferdigbehandlet. Klikk på en sak for å åpne den på Saksliste. Panelet viser hvor mange saker hver del har. Klikk Ferdigbehandlet eller Gjenstår i panelet for å gå til den delen av siden.

​

Protokoll

Generer ferdig møteprotokoll i Markdown, JSON, CSV, PDF eller DOCX-format. Klikk Protokoll i menyen for å åpne eksportskjemaet og listen over tidligere eksporter. Panelet viser de ti nyeste eksportene med status. Klikk på en for å gå til den i listen. Se Protokolleksport-guiden for fullstendig beskrivelse av innholdsvalg, formater og historikk. Gjenåpnes møtet, merkes eksporter som ble laget før gjenåpningen, Erstattet i listen over tidligere eksporter og i panelet.

​

Aktivitetslogg

Klikk Logg i menyen for å åpne aktivitetsloggen. Loggen viser hvem som gjorde hva og når, i omvendt kronologisk rekkefølge.

​

Tilpass sidepanel

Klikk Tilpass nederst i menyen. Valgene gjelder bare deg: de lagres på kontoen din og følger deg til andre maskiner og alle møter der du er sekretær. Andre i sekretariatet ser sin egen meny. Panelet har to deler: Sider i menyen, med hvor mange sider menyen viser, for eksempel «8 av 9», og Panelet.

​

Sider i menyen

Her står sidene møtet har nå, i de tre gruppene, med en bryter ved hver. Slå av en side for å skjule den fra menyen. En forhåndsvisning ved siden av viser menyen slik den blir, og hvilke sider som er skjult. Klikk Lagre for å lagre. Tre sider kan ikke skjules:

• Saksliste — her drives møtet.
• Deltakere — trengs for oppmøte og stemmerett.
• Møtedetaljer — her starter, avslutter og gjenåpner du møtet.

Prøvekjøring står i listen bare før møtet starter. En skjult side er ikke slått av: de andre i sekretariatet ser den fortsatt, og du når den ved å klikke på navnet her. Mens du står på en skjult side, står den i menyen med merket Skjult. Tilbakestill til standard viser alle sidene og panelet igjen.

​

Panelet

Slå av Vis panelet og klikk Lagre for å skjule panelet på alle sider og i alle møter. Det er det samme valget som Skjul panel og Vis panel nederst i menyen. På smale skjermer skjules panelet uansett.

​

Navigering

Bytt mellom visninger med visningsvelgeren til høyre i topplinjen. Som sekretær har du tilgang til:

• Deltaker — se møtet slik deltakerne ser det
• Stem — fullskjermvisning med kun den aktive voteringen, slik deltakerne stemmer på mobil. Klikk Full visning øverst til høyre for å komme tilbake
• Sekretær — din hovedvisning

Er du også møteleder, står Møteleder i listen. Til Mine møter kommer du med møtenavnet i topplinjen eller fra kontomenyen.